MD Audit блог содержание
Шаг 1. Изучите систему
Все мы знаем шутку про то, что если ничего не помогает, то нужно все-таки прочитать инструкцию. Между тем, при старте работы с MD Audit именно этим и нужно заняться в первую очередь: пройти рекомендованные этапы по настройке системы, изучить инструкции, познакомиться с базой знаний. Сделать это нужно хотя бы для того, чтобы понимать каким широким спектром пользовательских возможностей вы будете обладать, используя базовую версию системы.
Шаг 2 . Определите ключевые роли
Системой MD Audit будут пользоваться 3 типа сотрудников.
Администратор
Так как за штурвалом всегда должен находиться капитан, то вам необходимо его выбрать. В работе с MD Audit капитаном является администратор — сотрудник, который выстраивает в системе структуру, отвечающую задачам и стратегии компании, управляет всеми пользователями, анализирует итоги проверок, контролирует статус исполнения задач.
Администратор имеет доступ ко всей системе: он может создавать группы пользователей, назначать им права доступа, создавать чек-листы и настраивать отчеты. Очевидно, что этот сотрудник должен изучить систему в первую очередь и на самом глубоком уровне.
Пользователи
Это сотрудники, которые будут непосредственно использовать MD Audit в своей работе. Они видят только предназначенную для них область системы, например могут выполнять проверки по доступному им чек-листу и работать в рамках поставленных руководителями задач.
Благодаря дружественному интерфейсу MD Audit, пользователям не составит труда освоится в системе самостоятельно, однако прочтение инструкции ускорит этот процесс и поможет избежать очевидных ошибок. Если все же останутся вопросы, то пользователь в режиме online может получить на них ответы, обратившись в службу поддержки, либо к своему курирующему менеджеру MD Audit.
Руководители
Это особая категория сотрудников, которым необходима информация о полученных с помощью системы результатах. Они получают отчеты, сформированные администратором, анализируют результаты проведенных проверок и на основе этого принимают стратегические решения.
Шаг 3. Создайте правильную структуру
Во время прохождения первичного тестового периода вы знакомились с возможностями системы на пробных чек-листах. Теперь же вам необходимо создать полноценную функциональную структуру и рабочие чек-листы.
Начните с того, что создайте в системе MD Audit как можно более точную копию структуры своей компании. Называйте все структурные подразделения точно так же, как они называются в реальности. От этого будет зависеть то, как быстро сотрудники адаптируются к работе в системе. Например, если в компании используется слово «департамент», то не стоит в системе называть его «отделом».
Шаг 4. Настройте права доступа для пользователей разного уровня
Для эффективного использования системы администратору понадобится произвести ряд настроек: распределить пользователей в рамках структуры системы и определить права доступа. Например обозначить в системе:
-
в какие бизнес-направления и группы будет определен тот или иной пользователь;
-
кто из пользователей может планировать проверки себе, коллегам, ставить задачи по итогам проверок в рамках чек-листов, фотоотчетов, стандартного визита в магазин (без заполнения чек-листов);
-
кому должны отправляться уведомления по результатам проверок;
-
каким пользователям будут доступны отчеты и какие именно;
-
кому из пользователей необходимо маршрутизировать вопросы по их блокам ответственности.
Шаг 5. Создайте рабочие чек-листы
Рабочий чек-лист — это структурный документ-опросник, с группами вопросов, объединенными в один процесс. К примеру, в fashion-индустрии в процесс «приемка товара» можно включить вопросы:
-
Поставка принята в рамках установленных нормативов.
-
При приемке поставки все короба разделены по гендерному признаку (М/Ж).
После формирования рабочего чек-листа нужно назначить его пользователям, группам пользователей, бизнес-направлениям, которые буду с ним работать.
| Бизнес-направление | Чек-лист |
|---|---|
| Служба безопасности | Стандарты по сохранности ТМЦ (товарно-материальных ценностей) |
| Отдел товародвижения | Стандарты товарного учета |
| Бухгалтерия | Стандарты формирования первичной кассовой документации |
Таблица 1. Примеры чек-листов для разных бизнес-направлений
Важно понимать, что количество и содержание чек-листов определяются типами задач, которые необходимо решить. К примеру, если перед вами стоит задача повысить в торговой точке качество сервиса, то создавайте чек-лист по качеству обслуживания. Если же вам важно сократить потери, то нужно создать чек-лист проверки сохранности ТМЦ. Не старайтесь охватить абсолютно все и сразу, действуйте в рамках задач последовательно. Расставьте приоритеты, сосредоточьтесь на стратегически важных задачах.
Шаг 6. Убедитесь, что все пользователи ознакомлены с функционалом системы MD Audit
Перед масштабным запуском рекомендуем провести опрос пользователей на предмет понимания практической работы с мобильным приложением MD Audit. При необходимости еще раз разъясните инструкции, продемонстрируйте функционал на практическом примере. Также важно проверить возможность авторизации пользователей в системе.
Когда вся эта работа будет проделана можно смело приступать к внедрению MD Audit во всей торговой сети. Следуя этим шагам, вы быстро и, главное, успешно пройдете этап внедрения системы MD Audit и результаты не заставят себя ждать.
