Кейс: как компания LIME сократила время выполнения фотоотчетов в 2 раза

Предпосылки

До использования MD Audit процесс работы с фотоотчетами в компании LIME был организован следующим образом:

1. Отдел визуального мерчандайзинга отправлял всем магазинам рекомендации по презентации товара.
2. Команда магазина презентовала товар, затем делала фотографии торгового зала доступным им способом, редактировала их и составляла из них презентации, затем записывала готовые файлы на общий сетевой диск.
3. Отдел визуального мерчандайзинга просматривал все фотоотчеты и давал, при необходимости, обратную связь директорам магазинов внутри презентаций.
4. После получения комментариев, магазины их исправляли, делали новые фото и заменяли их в презентации.

При такой организации, процесс подразумевал большой объем рутинного ручного труда. В результате сотрудники магазинов были вынуждены тратить время на рутину вместо того, чтобы заниматься более важной работой.

На то, чтобы проанализировать результаты таких фотоотчетов, чтобы выявить наиболее часто встречающиеся проблемы или составить рейтинг магазинов, также уходило много времени. При этом из-за того, что все это выполнялось вручную, возрастал риск возникновения ошибок в итоговых результатах анализа. 

Рис. 1. Интерфейс мобильного приложения MD Audit

Решение

Работа с фотоотчетами была переведена в систему MD Audit. Надо сказать, что этот облачный сервис уже использовался в LIME с конца 2021 года для проведения регулярных проверок магазинов по чек-листам. После недавнего обновления модуля фотоотчетов было решено использовать и его.

Теперь процесс выглядит следующим образом:

1. Координатор отдела создает в системе фотоотчет, где указаны все зоны магазина и требуемое количество фотографий.
2. Сотрудники магазинов делают фотографии сразу в системе MD Audit, и прикладывают к нужной зоне магазина.
3. Региональные визуальные мерчандайзеры просматривают фотоотчеты, при необходимости делают пометки прямо на фотографиях и дают обратную связь директорам магазинов. Автоматически создаются претензии (комментарии) к фотоотчету на каждую фотографию, приходит пуш-уведомление, что сокращает дополнительную лишнюю коммуникацию.
4. Сотрудники магазинов отрабатывают претензии и прикладывают новые фотографии, которые отображаются в системе в режиме «было / стало».

Такая организация процесса позволила значительно сократить объем рутинной работы со стороны сотрудников магазинов. Например, теперь подготовку к выходным, когда наблюдается рост трафика, удается выполнить в спокойном режиме в течение 2-3 дней.

Также появилась возможность для анализа работы отдела визуального мерчандайзинга по всей торговой сети: составлять рейтинг магазинов, выявлять наиболее частые причины создания претензий и т.д.

Рис. 2. Интерфейс модуля фотоотчетов в веб-версии MD Audit

Рис. 3. Интерфейс создания претензии к фотоотчету в веб-версии MD Audit

Результаты использования фотоотчетов MD Audit

За два месяца использования в компании LIME были получены следующие результаты:

• В 2 раза сократилось время, которое требуется директорам магазинов на выполнение фотоотчетов. 

• Сократилось количество бумажной и рутинной работы, оптимизирована рабочая деятельность директоров магазинов и региональных управляющих.

• Благодаря аналитике фотоотчетов появилось более точное понимание, на чем делать акцент при личных визитах и при обучении сотрудников магазинов.  

Рис. 4. Аналитика фотоотчетов в веб-версии MD Audit

Планы на будущее

Идеальных инструментов не бывает — всегда есть что улучшить. Так же и с MD Audit. Представители компании LIME активно взаимодействуют с сотрудниками MD Audit, высказывают пожелания по улучшению системы и часть из этих предложений уже находится в разработке.

Оригинал статьи опубликован на New Retail.