Как эффективно управлять операционкой с MD Audit при всплеске трафика

Сложившаяся в марте 2022 года ситуация, когда многие иностранные бренды прекратили или приостановили работу в России, без сомнения непривычная и сложная. С другой стороны, для бизнеса, который продолжает работу, — это отличный шанс расширить свою клиентскую базу за счет перераспределения трафика и увеличить прибыль, но и тут есть подводные камни.

Как не утонуть в увеличившемся трафике

Покупательский поток вместе с возможным ростом прибыли несет с собой и сложности:

• дефицит персонала в связи с резким ростом трафиком;

• увеличение операционной нагрузки на действующий персонал и необходимость в правильном планировании рабочего времени сотрудников;

• смещение фокуса внимания руководства на решение новых задач и, как следствие, снижение внутреннего операционного контроля и потеря качества выполнения бизнес-процессов;

• рост внутренних и внешних потерь, как неизбежный спутник возросшего трафика.

Управление персоналом

Когда трафик растет, очевидное решение — пропорционально увеличить число сотрудников. Но эта задача не такая простая, как кажется, ведь если персонала окажется слишком много, то это чревато простоем и необоснованным ростом ФОТ. На поиски нового баланса может уйти много времени, которого в текущей ситуации у ритейлеров нет. 

Одно из решений — подключить «умные» технологии. Например, в MD Audit есть модуль управления рабочим временем персонала, построенный на технологии машинного обучения. Он помогает директору магазина:

• правильно планировать нужное количество персонала в пиковые часы;

• рационально распределять операционную нагрузку между сотрудниками;

• минимизировать простои;

• закрывать внезапно возникшие вакантные часы; 

• правильно фиксировать количество рабочих часов;

• составлять электронные графики и табели. 

Для получения этих результатов модуль использует такую информацию, как история продаж, трафика, пиковых часов посещения магазина, циклы поставок, утвержденное штатное расписание, объемы операционных задач на день, неделю, желаемый ФОТ. 

Рис 1. Интерфейс модуля управления рабочим временем MD Audit

Внутренний контроль

Внезапно возросший трафик — это испытание не только для сотрудников магазинов, но и для руководства торговой сети. Внимание управленцев переключается на проблемы с логистикой, взаимодействие с поставщиками, оптимизацию ФОТ и другие задачи, при этом ослабевает внутренний контроль, смещаются приоритеты, разрываются ранее выстроенные коммуникации внутри компании, снижается общий уровень вовлеченности и мотивация на качество работы.

Для сохранения связи с персоналом и поддержания высокого уровня качества исполнения операционных процессов также можно использовать эффективные инструменты MD Audit.

• Модуль «Задачи» помогает выстраивать коммуникации между сотрудниками, решает вопрос контроля качества исполнения как индивидуальных, так и групповых задач. 

Рис 2. Интерфейс модуля «Задачи» MD Audit

• Модули «Фотозадачи» помогает осуществлять удаленный визуальный контроль выкладки товара, наличия оформительских элементов, promo-материалов.

Рис 3. Интерфейс модуля «Фотозадачи» MD Audit

• Модуль «Чек-листы» помимо классической проверки магазинов ревизорами или руководителями, позволяет организовать самопроверки магазинов директорами с целью превентивного выявления недочетов в работе и своевременного их устранения.

Рис. 4. Интерфейс модуля «Чек-листы» в мобильном приложении MD Audit

• Аналитический модуль помогает руководителям сокращать время на обработку результатов проверок, анализ состояния магазинов и своевременно принимать управленческие решения.

Рис. 5. Интерфейс аналитического модуля MD Audit

Потери

Каждый ритейлер знает, что чем больше трафик, тем больше риск возникновения потерь, попросту — воровства. Чтобы снизить такие риски, нужно увеличивать расходы на службу охраны, но найти хороших подрядчиков бывает непросто.

В этой ситуации показательный случай компании MODIS, которая с помощью MD Audit смогла повысить качество работы охранных компаний и снизить собственные расходы на оплату их услуг. Для этого с ЧОП были заключены договоры, предусматривающие оценку качества услуг по чек-листам, составленным в системе MD Audit. В случае некачественно оказанных услуг производился перерасчет их стоимости.

Таким образом компания «убила сразу трех зайцев»: 

• получила квалифицированных сотрудников ЧОП;

• снизила расходы на охрану торговых объектов на 7,5%;

• минимизировала потери в межинвентаризационный период на 2,5% от ТО.

Не упустите момент стать успешнее вместе с MD Audit

Чтобы не упустить в текущей ситуации выгоду и предотвратить возможные негативные последствия, нужно использовать комплексный подход и эффективные IT-инструменты. 

MD Audit технологичный, удобный IT-сервис, включающий в себя набор эффективных инструментов, правильно используя которые, можно добиться ожидаемых результатов.

Вот лишь некоторые примеры.

• Холдинг ZENDEN Group на 3% снизил затраты на командировки и увеличил внутреннюю оценку качества сервиса с 74% до 91%.

• Торговая сеть MODIS сократила расходы на охрану магазинов на 7,5% и увеличила показатель NPS с 46% до 53%.

Узнать больше о возможностях MD Audit и о том, как именно сервис может помочь вам оседлать кризисную волну, можно прямо сейчас.

*Оригинал статьи опубликован на портале New Retail.