Удобное решение для прозрачного учета рабочего времени персонала в ритейле

На сегодняшний день рынок IT-решений для учета рабочего времени сотрудников изобилует предложениями различного ценового диапазона и технических возможностей. В этой статье поговорим о том, почему на подобные решения такой большой спрос и почему выбор самого дорогого и сложного решения не всегда лучший. 

Зачем учитывать рабочие часы персонала

В ритейле учету рабочего времени сотрудников традиционно уделяется большое внимание. Дело в том, что большая часть персонала, занятого в точках продаж, работает на почасовой оплате труда, а чтобы организовать такую работу, нужно точно учитывать количество отработанных каждым сотрудником часов. 

Традиционно для решения этой задачи используют табели, где фиксируется количество фактически отработанных часов за день. Но вручную заполнять бумажные, электронные табели не так уж удобно: трудозатратно, времязатратно и велик риск возникновения ошибок. А так как данные табеля используются для расчета заработной платы, то любая ошибка чревата негативными последствиями.

Для минимизации рисков, оптимизации трудозатрат руководителей точек продаж и службы персонала удобнее и эффективнее использовать IT-системы учета рабочего времени.

Какие задачи бизнеса решают IT-системы учета рабочего времени

1. Оптимизация и балансировка ФОТ. Благодаря тому, что учет рабочего времени будет вестись точно и безошибочно, компания будет оплачивать действительно отработанные сотрудником часы, а значит, сможет увидеть реальную картину временных затрат персонала на рабочие процессы, тем самым оптимизировать и сбалансировать ФОТ.
2. Повышение эффективности бизнеса. Анализируя данные табелей и сопоставляя их с данными по трафику, с пиковыми операционными нагрузками, можно составить более точные графики, без дефицита и профицита персонала. С бумажными табелями провести такой анализ гораздо сложнее, чем в электронной системе.
3. Оптимизация работы персонала. Ручное заполнение табелей и последующий подсчет отработанных часов требует больших затрат времени директоров торговых точек и сотрудников отдела персонала. IT-система учета рабочего времени значительно облегчит их труд.
4. Сбор актуальной информации о трудовой дисциплине персонала в режиме реального времени. Используя заполняемые вручную табели, можно отследить систематически опаздывающих и пунктуальных сотрудников только постфактум, в то время как IT-системы позволяют видеть эту информацию в режиме реального времени.

Какую систему учета рабочего времени выбрать

На рынке представлено много разных систем учета рабочего времени, в основном они состоят из двух модулей: аппаратного и программного.

• Аппаратный модуль фиксирует факт прихода / ухода сотрудника. Это может быть считыватель магнитных карт на входе, сканер отпечатка пальца или ладони, сканер сетчатки глаза, система распознавания лица или голоса и пр.
• Программный модуль занимается обработкой данных, полученных от аппаратного: составляет табели, анализирует их, отправляет в бухгалтерское приложение и т.д.

При всем своем удобстве и функциональности, подобные системы имеют нюансы.

• Дороговизна. Значительную часть общей стоимости составляют затраты на аппаратную часть.
• Сложность и длительность внедрения. Контролирующие устройства необходимо монтировать на проходной или же на входе в рабочие помещения, что всегда затратно по времени.
• Необходимость в постоянной технической поддержке оборудования. Любая техника требует обслуживания, а в случае поломки, и ремонта. Это дополнительные расходы и трудозатраты.
• Технические сложности интеграции, неадаптивность решения к потребностям бизнеса. Зачастую подобные IT-системы не имеют открытого API и сложно поддаются персонализированной настройке.

Однако есть система, которая технически адаптивна, обладает необходимым функционалом для электронного учета рабочего времени и проста во внедрении и эксплуатации.

Простота и удобство решения MD Audit

Разнообразие модулей MD Audit и их возможностей недавно пополнилось новым инструментом — модулем учета рабочего времени. Его основное преимущество в удобстве, дружественности пользовательского интерфейса, легкости и скорости внедрения. Для работы модуля не требуются дополнительных устройств, фиксирующих время прихода / ухода сотрудника на рабочее место, достаточно простого смартфона, а это, по меньшей мере, экономия бюджета.

Как это работает?

Сотрудник в начале своей смены открывает приложение MD Audit и нажимает кнопку старта учета своего рабочего времени.

Рис. Мобильный интерфейс модуля учета рабочего времени MD Audit

В конце смены сотрудник проделывает аналогичное действие, выключая счетчик. На основе этих данных система формирует табели, приводит данные к удобному для анализа виду, готовит их к отправке в бухгалтерские приложения. При необходимости, руководитель сотрудника может внести в табель изменения, но факт исправления будет отражен в системе.

Рис. Веб-интерфейс модуля учета рабочего времени MD Audit

Преимущества MD Audit перед аппаратно-программными системами учета рабочего времени

• Низкие финансовые затраты — для контроля прихода / ухода используется личный смартфон сотрудника. При необходимости возможно использование отдельного аппаратного модуля контроля.
• Простота внедрения — облачный сервис разворачивается за 1 день, нет необходимости в монтаже аппаратных средств контроля.
• Простая интеграция по API с любыми другими сервисами.

Отдельно стоит сказать, что MD Audit — это комплексная система, способная решать массу задач бизнеса. Таким образом, вы сможете не только организовать прозрачный и удобный контроль рабочего времени сотрудников, но и контролировать качество операционной деятельности, проводить опросы сотрудников, создавать фотоотчеты, ставить задачи и контролировать процесс их выполнения и многое другое. 

Выгоды для компании при использовании модуля учета рабочего времени в MD Audit

После внедрения системы MD Audit с модулем учета рабочего времени уже в первые 3 месяца работы можно получить следующие результаты:

• Рост КПД персонала составит до 8%.
• Экономия расходов на ФОТ — 3–5% при том, что стоимость системы в перерасчете на одного сотрудника составляет в среднем 200 рублей.

Оценить все возможности MD Audit, можно во время бесплатного тестового периода.