Почему проверки не работают

Представьте себя на месте руководителя небольшой торговой сети, который недоволен результатами деятельности компании. Очевидное решение — провести проверку в своих магазинах. Вы человек умный, подходите к делу основательно: определяете области контроля, выделяете наиболее важные бизнес-процессы и составляете чек-листы.

Естественно, в ходе контроля всплывают какие-то нарушения. Вы даете каждому директору магазина время на исправление недочетов в работе и предвкушаете улучшение ситуации в своей компании. Проходит месяц, вы снова оцениваете положение дел и видите, что ничего не изменилось.

Ситуация и не могла измениться, потому что такие проверки не работают.

Это нужно сделать на этапе постпроверки

В приведенном примере руководитель выявил у каждого директора магазина какие-то недоработки, обозначил каждому из них задачи на исправление и успокоился. Но он забыл о двух важных действиях, которые необходимо выполнять на этапе постпроверки. Это контроль и анализ.

Зачем анализировать результаты проверки

Сразу оговоримся, что анализ — это не только сведение полученных данных в таблицу и составление по ней диаграмм. Такие действия больше напоминают сбор статистики. Анализ же проводится, чтобы выявить частности либо закономерности и сделать на их основе выводы о том, как улучшить текущую ситуацию. Таким образом можно оценить, насколько эффективны бизнес-процессы в компании, понять является ли выявленная проблема локальной, то есть имеется только в одном магазине, или глобальной, возникшей во всей сети.

Если бы наш руководитель сопоставил данные всех проверок, то заметил бы, например, что задержки со стартом продаж новой коллекции есть в каждом магазине сети. Это значит, что причина не в плохой работе директоров, как решил он, а в наличии «узких мест» в бизнес-процессах логистической службы.

Но и это лишь текущая задача. Анализ результатов проверки может показать компании направление в формировании новой стратегии, к примеру, сосредоточиться на увеличении эффективности бизнес-процессов логистической службы. Решения по итогу анализа результатов проверок могут быть не только положительным. Возможно, что руководство решит ликвидировать неэффективный или устаревший бизнес-процесс.

Зачем контролировать поставленные задачи?

Ответ на этот вопрос очевиден — стимулировать сотрудников к качественному выполнению поставленной задачи. Если бы руководитель контролировал исполнение поставленных задач, то сразу бы увидел, что работа над ними не ведется. Тогда он смог бы выяснить причины неисполнительности. Возможно, подчиненные действительно оказались нерадивыми и забыли о поставленных задачах, а может быть они просто их не поняли или задания оказалась слишком большими, чтобы выполнить их в установленный срок.

Имея эту информацию, руководитель смог бы скорректировать первоначальные задачи или оказать директорам помощь в их решении. Следовательно, достижение главной цели по улучшению работы компании, было бы возможным.

Как получать нужный результат от проверок

Ответ на этот вопрос мы уже дали: нужно анализировать полученные данные, на основе анализа ставить задачи и контролировать их исполнение. Все это можно сделать в системе MD Audit.

Наша система располагает всеми необходимыми для этого инструментами:

• чек-листы для проведения проверок;
• аналитический модуль с графической и табличной визуализацией;
• модуль генерации и контроля статуса задач по результатам проверок.

Вернемся к нашему придуманному руководителю. Если бы он использовал MD Audit, все сложилось бы иначе. Сразу после проведения проверки он бы получил данные по всем своим магазинам, разделил бы выявленные недоработки на глобальные и локальные, а затем поставил бы соответствующие задачи на исправление.

Далее, с помощью системы он смог бы отследить статус задач (в работе, исполнена, просрочена) и сразу бы увидел, что у каких-то директоров есть проблемы с исполнительной дисциплиной. Тогда наш руководитель выяснил бы причины бездействия и принял бы меры по изменению ситуации: помог тем, кто не смог справиться с решением, а неэффективных сотрудников заменил.

Отдельно скажем, что в нашу эпоху диджитализации мир меняется настолько стремительно, что любые технологии устаревают очень быстро. Чтобы вовремя понять, какой из бизнес-процессов компании нуждается в модернизации, нужно проводить анализ регулярно, что и позволяет делать наша система. MD Audit может стать вашим стратегическим навигатором, направляющим развитие компании в правильное русло.

Кстати, оценить возможности MD Audit можно бесплатно. Достаточно записаться на тестовый доступ.