Пересчет остатков товара быстро и удобно с MD Audit

Если вы работаете в ритейле, то вам точно знакомо слово «инвентаризация». Чаще всего оно ассоциируется с чем-то глобальным, требующим больших затрат времени и ручного труда, но если использовать систему MD Audit, то проведение инвентаризации магазина можно существенно облегчить.

Основные задачи инвентаризации товара в магазине и виды инвентаризации

Для начала дадим определение того, что такое инвентаризация в магазине. Инвентаризация — это учет товарно-материальных ценностей магазина с целью сверки фактического наличия товара с количеством, отраженным в программе.

Инвентаризация позволяет решить ряд важных задач:

• выявить фактическое наличие товарно-материальных ценностей;
• контролировать корректные остатки в программе;
• выявить пересортицу;
• выявить излишки.

Обычно выделяют три вида инвентаризации.

1. Полная-плановая. Самый масштабный вариант, в рамках которого пересчитываются абсолютно все товарные позиции магазина. Проводить полную инвентаризацию розничных магазинов рекомендуется не чаще двух раз в год, согласно установленному в компании графику инвентаризаций.
2. Инвентаризации по товарным группам, тоже, как правило, проводятся по установленному графику пересчета товарных групп.
3. Выборочные инвентаризации, в рамках которых пересчитываются только проблемные позиции из предполагаемых зон риска. Подобный вид инвентаризаций проводится по необходимости без какой-либо обусловленной периодичности. К этому виду относят и пересчет остатков товара в магазине. 

Проведение инвентаризации магазина: 5 обязательных шагов

В каждой компании могут быть свои стандарты и требования для пересчета товаров. Мы же предлагаем общие советы, которые помогут организовать процесс инвентаризации верно и безошибочно. 

Первый шаг. Подготовьте документы для проведения инвентаризации 

В соответствии с законодательством для проведения полной инвентаризации нужно выпустить приказ по форме ИНВ-22 и создать инвентаризационную комиссию минимум из трех человек. Обратите внимание, что в составе комиссии должен быть бухгалтер и материально ответственные сотрудники. Далее нужно сформировать инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по форме ИНВ-3 и сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19, которая будет использоваться при выявлении расхождений между фактическим наличием товара в магазине и данными бухгалтерского учета. 

Помимо уже перечисленных документов, понадобятся: 

• инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, которые были приняты на ответственное хранение (форма ИНВ-5);
• акты инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (форма ИНВ-6);
• акт о списании товаров по форме ТОРГ-16.

Когда инвентаризация, проводимая в магазине, будет окончена понадобится оформить еще несколько документов: 

• приказ о результатах проведения инвентаризации;
• ведомость учета результатов инвентаризации по форме ИНВ-26, где отражается информация обо всех инвентаризациях, проведенных за отчетный год;
• при необходимости нужно подготовить приказы о взыскании ущерба с ответственных лиц. 

Для облегчения процедуры желательно иметь на руках приходно-расходные документы. Из них вы получите информацию об операциях, которые были совершены с пересчитываемыми товарами.

Второй шаг. Подготовка магазина к проведению инвентаризации

Обращаем ваше внимание на то, что в процессе инвентаризации (не важно, будет это магазин продуктов или одежды) запрещено движение товара из одной точки продаж в другую. Стоит позаботиться о том, чтобы такое перемещение было прекращено за несколько дней до момента проведения инвентаризации.

Для облегчения процесса стоит составить товарную планограмму магазина с указанием мест расположения продукции. А также назначить на каждый  участок группу ответственных за пересчет, особенно, если при первичном пересчете будут найдены расхождения.

Третий шаг. Проведение инвентаризации в магазине

В рамках плановой инвентаризации нужно проверять сразу несколько параметров:

• количество товара;
• качество товара;
• срок годности;
• соответствие нормам хранения; 
• правила товарного соседства (продуктовый магазин)/ гардеробности (магазин одежды).

Результаты фиксируются в описи фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, которая составляется в двух экземплярах: первый экземпляр передается бухгалтеру, второй — материально ответственному лицу. Опись должна содержать следующую информацию: 

• наименования ТМЦ и его характеристика;
• номенклатурный номер товара;
• единица измерения;
• код по Общероссийскому классификатору единиц измерения;
• инвентарный номер.

Обратите внимание, что в графе «Фактическое наличие» указывается количество товара в магазине и общая стоимость за все его единицы, а в графе «По данным бухгалтерского учета» — соответствующее количество и общая сумма стоимости «по документам».

Также стоит помнить, что все излишки продукции (расфасованные или неотраженные в документах) в обязательном порядке вносятся в опись. Пересчет товаров желательно проводить два раза, разными сотрудниками, чтобы исключить возможность возникновения ошибок. 

По окончании проведения инвентаризации необходимо выполнить две контрольные проверки: 

• нужно проверить совпадает ли количество товарных единиц и количество артикулов;
• нужно убедиться в том, что каждый вид товара учтен в документации только один раз. 

В самом конце процесса необходимо заверить акт инвентаризации. Обратите внимание, что подпись должны поставить все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. 

Четвертый шаг. Анализ результатов инвентаризации товара в магазине

В большинстве случаев анализ выполняется автоматически в специализированных ИТ-системах, в противном случае вам придется проводить его вручную силами отдела бухгалтерии. При выявлении несоответствий имеющихся данных фактическому наличию товара, необходимо составить следующие документы: 

• «Сличительную ведомость» по форме ИНВ-19;
• форму ИНВ-6 (если товары не доставлены в точку продаж);
• форму ИНВ-5 (если продукция хранится на других складах или точках);
• ведомость учета результатов ИНВ-26, в которой нужно зафиксировать пересортицу, недостачи / излишки, испорченные товары, прочие отклонения. 

Пятый шаг. Принятие решений по результатам инвентаризации

В идеальном мире результаты инвентаризации, проводимой в магазине, должны совпадать с учетными данными, но в реальности по тем или иным причинам присутствуют расхождения. 

• Недостачи в пределах норм естественной убыли списывают на издержки обращения магазина.
• Недостачи сверх норм естественной убыли можно взыскать с виновных лиц.
• Излишки придется зарегистрировать и помните, что они облагаются налогом на прибыль. 

Если недостачи / излишки обнаружены в большом объеме, это говорит о том, система учета товаров в магазине несовершенна и нуждается в пересмотре. Например, стоит ее автоматизировать и перевести в цифровую форму. Также стоит обратить внимание на сотрудников, ведущих учет — возможно, они недобросовестно выполняют свою работу. 

Сложности при проведении инвентаризации магазина

Основная сложность очевидна — большой объем ручного труда. Но также есть и дополнительные рутинные моменты: 

• распечатка таблиц со списками товара;
• занесение данных о количестве товара в таблицы;
• перенос данных из бумажных таблиц в учетную систему. 

Все это занимает существенное время, увеличивает риск возникновения ошибок и влечет за собой дополнительные затраты на расходные материалы. 

Этого можно избежать, если использовать решение MD Audit. 

Быстрый и удобный пересчет остатков товара с MD Audit

Сразу оговоримся, что решение MD Audit в текущем виде скорее подойдет для выполнения выборочной инвентаризации, проводимой для отдельных групп товара. С помощью системы MD Audit процесс выглядит следующим образом.

1. Создается особая задача (с вложенным опросом) на пересчет остатков определенного товара или группы товаров. В этом случае сотрудник будет видеть задачу в списке своих заданий на день в мобильном приложении MD Audit и не забудет о ней. В случае необходимости можно создать правило, по которому система сама будет создавать аналогичную задачу в определенный день.
2. К задаче MD Audit прикреплён xls-файл со списком товаров, подлежащих пересчету. 
3. Сотрудник в мобильном приложении MD Audit видит список товаров, подлежащих пересчету, и вписывает туда актуальное количество товара.
4. После завершения задачи, её постановщик может скачать результаты в виде xls-файла для выполнения с ними дальнейшей работы. При необходимости может быть настроена автоматическая передача этих данных во внешние системы. 

Рис. Интерфейс мобильного приложения MD Audit с модулем пересчета остатков товара

Таким образом решается сразу несколько задач:

• снижаются затраты на расходные материалы — не нужно распечатывать список товаров, он у сотрудника в мобильном устройстве (смартфон, планшет);
• повышается дисциплина в проведении пересчета — благодаря уведомлениям в смартфоне, сотрудник не забудет выполнить задачу;
• уменьшается время на проведение пересчета остатков товаров и снижается риск возникновения ошибок — нет необходимости вручную вводить данные в складскую систему, MD Audit делает это автоматически. 

ВАЖНО: MD Audit — это комплексная система для автоматизации операционных процессов розничных сетей и улучшения качества работы персонала в торговых точках. Модуль пересчета остатков товара — входит в пакетное предложение MD Audit и не поставляется отдельно. 

Чтобы получить предложение о подключении MD Audit с модулем пересчета остатков товара, оставьте заявку