Магнолия и MD Audit: 4 года взаимовыгодного сотрудничества

Взаимодействие между клиентом и поставщиком ИТ-услуг обычно не выходит за рамки эпизодических контактов с технической поддержкой. Мы же стремимся строить клиентские отношения иначе, скорее как партнерские. Один из примеров подобного взаимодействия — торговая сеть супермаркетов «Магнолия». 

Формат общения был задан сразу

«Магнолия» — одна из первых продуктовых торговых сетей, внедривших систему MD Audit. Летом 2019 года сеть супермаркетов «Магнолия» обратилась к нам, чтобы перевести в цифровой формат процесс контроля и аудита производства продукции собственного производства, облегчить работу аудиторам и повысить эффективность проводимых проверок. С этого времени мы вместе работаем, растем, развиваемся. И во многом это развитие определяется тем, что две компании из совсем разных отраслей бизнеса помогают друг другу становиться лучше. 

Почти с самого начала кураторство над системой MD Audit в ТС «Магнолия» взяла на себя руководитель производственного отдела Оксана Павлычева. И сегодня, оставив за плечами более 4 лет совместной работы, Оксана продолжает продвигать использование MD Audit в ТС «Магнолия», расширяя области ее применения. 

Как используют MD Audit в ТС «Магнолия»

С помощью MD Audit ТС «Магнолия» решает сразу три больших взаимосвязанных задачи:

1. Контроль стандартов.
2. Контроль аудиторов.
3. Оптимизация системы мотивации.

Опишем их более подробно.

Контроль стандартов

Контролировать стандарты — это основное предназначение системы MD Audit. Для этого достаточно выполнить простые пять шагов.

ШАГ 1. ОПРЕДЕЛИТЕ ЦЕЛЬ 

У каждого департамента компании могут быть свои цели, значит, и свои чек-листы. Например, отдел HR может поставить целью формирование кадрового резерва, а розничный департамент — сокращение потерь. 

После того, как цель выбрана, ее нужно декомпозировать до уровня операционного исполнения. В качестве примера покажем, как будет выглядеть декомпозиция цели повышения NPS в рамках системы MD Audit.

ШАГ 2. ОПРЕДЕЛИТЕ ОБЪЕКТЫ КОНТРОЛЯ  

Когда цель определена, нужно решить на какие объекты она распространяется и на каких из них нужно проводить проверки. Например, в рамках одной цели нужно организовать проверки торгового зала и подсобных помещений магазина, а в рамках другой — складские помещения. 

ШАГ 3. СФОРМУЛИРУЙТЕ ВОПРОСЫ 

Это очень важный шаг, потому что от правильности формулировки вопросов во многом зависит результат аудита. Приведем несколько правил составления вопросов. 

• Вопрос должен быть ясным, понятным, с четкими критериями оценки без двойных толкований.
• Желательно, чтобы вопрос предполагал ответы «Да» или «Нет».
• В вопросе должен быть отражен один и только самый важный критерий оценки.

ШАГ 4. ОПРЕДЕЛИТЕ ПЕРИОДИЧНОСТЬ 

Аудит приносит результат, только если проводится регулярно. Определить регулярность проведения аудита можно на основе его цели.

• Цель краткосрочная: Проверки проходят часто (1, 2, 3 раза в неделю или каждый рабочий день).
• Цель долгосрочная: Проверки проходят редко (1, 2 раза в месяц, раз в квартал).

ШАГ 5. ОПРЕДЕЛИТЕ УЧАСТНИКОВ АУДИТА

Важно определить, кто будет задействован в процессе проведения проверок: вся иерархическая вертикаль или только отдельные сотрудники.

• Полный цикл: Операционный директор ⇒ Дивизиональный директор ⇒ Региональный директор ⇒ Директор магазина
• Сокращенный цикл: Региональный директор ⇒ Директор магазина
• Самопроверки магазина: Директор магазина

В ТС «Магнолия» сформированы чек-листы для проверки соблюдения стандартов производства и ведения торговой деятельности. Для проведения этих проверок создан штат аудиторов, которые регулярно посещают все объекты распределенной торговой сети и с помощью мобильного приложения MD Audit проводят проверки. 

Контроль аудиторов

Не секрет, что среди сотрудников, выполняющих выездные проверки, могут оказаться недобросовестные. Они могут проводить фиктивные проверки: заполнять чек-листы, даже не выходя из своего гостиничного номера или иными методами саботировать контроль. На этот случай в MD Audit предусмотрены механизмы защиты, основным из которых можно назвать функцию определения геолокации проверяющего. 

Рис. Интерфейс мобильного приложения MD Audit, геолокация

В момент начала проверки система MD Audit отслеживает координаты аудитора, и если он находится не в пределах назначенного объекта, то проверку начать будет невозможно. Аналогичная идентификация выполняется в момент завершения проверки.

Другой метод контроля — двойные проверки, когда один и тот же объект по одному и тому же чек-листу проверяют два разных аудитора. Если результаты таких проверок будут сильно различаться, это повод задать вопросы обоим аудиторам. 

В ТС «Магнолия» используются все доступные методы контроля аудиторов. В результате за 4 года работы выработалась культура проверок: аудиторы проявляют беспристрастность, следовательно проверки отображают актуальную ситуацию в компании, а не «желаемую». Руководство торговой сети «смотрит правде в глаза», своевременно принимает верные управленческие решения и строит реалистичные планы дальнейшего развития. 

Оптимизация системы мотивации персонала и управления менеджментом

Сложность разработки систем мотивации в том, что сотрудники зачастую считают мотивирующие условия несправедливыми, независящими от их непосредственной работы. Например, директор магазина может считать, что выручка в этом месяце снизилась не по его вине, а из-за того, что ему не привезли со склада нужный объем ходового товара. 

С использованием MD Audit можно выстроить более прозрачную и справедливую систему мотивации. Например, поставить премиальную часть зарплаты директора магазина в зависимость от результатов ежемесячной проверки и показателей его исполнительной дисциплины, точнее говоря, привязать ее к факторам, на которые директор имеет непосредственное личное влияние. 

Аналогичным образом в ТС «Магнолия» организован процесс управления менеджментом. Для руководящего состава составлены KPI, в который включены данные из системы аналитики MD Audit: рейтинги магазинов, регионов, процессов и так далее. 

Рис. Интерфейс модуля аналитики MD Audit

Совместная работа помогает развиваться

Одна из особенностей нашего сотрудничества заключается в том, что изначально был взят курс на постоянную актуализацию знаний пользователей в рамках возможностей системы, плотное взаимодействие не только в плане технических вопросов, но также в сфере обучения сотрудников и методологических консультаций.

Нельзя не отметить, что во многом успех совместной работы основан на вовлеченности в процесс руководителя производственного отдела Оксаны Павлычевой, на ее активной позиции, благодаря которой система MD Audit используется в ТС «Магнолия» с высокой эффективностью и каждый вовлеченный в процесс проверок пользователь понимает их важность.

Недавно мы ввели новую практику: анализ использования системы клиента и поиск точек роста. Конечно же, одной из первых компаний для такого анализа стала ТС «Магнолия». Наши специалисты тщательно проанализировали то, как используется система MD Audit в ТС «Магнолия», какие модули задействованы больше, какие меньше, рассказали о зонах роста с точки зрения аналитических данных системы, подсветили информацию, которая может помочь торговой сети эффективнее решать поставленные задачи. 

По результатам такой встречи и последующего общения ТС «Магнолия» рассматривает возможность внедрения новых модулей: «Фотоотчеты» и  «Опросы». Первый очень полезен мерчандайзерам для оценки точности соблюдения планограмм и правил оформления витрин, а второй для проведения инвентаризаций или сбора прочей информации, а также проверки знаний сотрудников.

Мы  рады продолжать сотрудничество с ТС «Магнолия» и уверены, что благодаря нашей совместной работе уже полученные результаты, такие как рост лояльности покупателей, рост исполнительной дисциплины директоров магазинов, оптимизация ФОТ, за счет внедрения новой системы мотивации, будут только улучшаться.