Лучше один раз увидеть

Одним из наиболее эффективных инструментов для проверки соблюдения корпоративных стандартов считаются чек-листы. Их с успехом используют многие компании, однако работа с традиционными бумажными списками контрольных вопросов может быть затруднена по ряду причин: либо обнаруживаются проблемы с формулировками вопросов чек-листа и обозначением критериев оценки, либо требуется слишком много времени, чтобы проверить все нужные вам аспекты, а время всегда дефицит. Но оба этих недостатка легко устраняются всего одним инструментом из арсенала системы MD Audit.

На что уходит время аудитора

Безусловно, время «прохождения» чек-листа зависит от количества вопросов, но есть еще один фактор — понятность вопроса. Иногда, чтобы подробно описать стандарт, требуется много текста. Например, чтобы дать определение того, как должно выглядеть рабочее место кассира, потребуется указать много самых разных требований.

Очевидно, что аудитору потребуется время на то, чтобы прочитать и усвоить всю информацию по этому вопросу. С первого раза это точно не получится сделать, а значит, проверяющий будет вновь и вновь возвращаться к описанию и тратить драгоценные минуты. А теперь представьте, что таких каверзных вопросов будет 10–15 штук.

Известная пословица, о том, что лучше один раз увидеть, описывает решение проблемы наилучшим образом. Чтобы сократить время на понимание большого и сложного описания, достаточно один раз показать аудитору эталон. Для этого в системе MD Audit есть возможность в качестве пояснения к вопросу приложить фотографию.

Таким образом, сотруднику понадобится всего лишь внимательно рассмотреть изображение, чтобы сделать вывод о том, соответствует рабочее место кассира стандарту или нет. При этом проверяющий может не ограничиваться только ответами на вопросы чек-листа, а в качестве подтверждения своего ответа просто приложить фотографию проверяемого объекта. Представленный инструмент для быстрого и эффективного решения задачи отлично вписывается в системы Smart и тайм-менеджмента.

Никто не застрахован от ошибки

Если сотрудник выполнил свою работу неверно, например, не привел рабочее место в порядок, то это не значит, что он сделал это сознательно. Вполне возможно, он просто недостаточно хорошо знает стандарты. В этом случае эталонная фотография позволит не только сократить время на изучение стандарта, но и поможет сотруднику сразу выполнять свою работу качественно.

От такой же ошибки не застрахован и аудитор. Возможность использовать при проверках фотографии дает сразу два преимущества:

• позволяет точнее выполнить проверку;
• не позволяет сотруднику поставить ответ, несоответствующий действительности, ведь ему нужно подтвердить свою оценку фотографией.

Также фотоотчет позволяет руководству быстро реагировать на обнаруженные проблемы. Например, директор магазина, получив фотографию беспорядка в торговом зале, может тут же поставить задачу ответственному сотруднику на исправление, а он сразу же ее получит и приступит к исправлению. Причем, благодаря приложенной эталонной фотографии, сотрудник точно будет знать, что именно ему нужно исправить и как должно быть.

Быстрее, надежнее, точнее

Подводя итог, можно сказать, что фотоотчет устраняет сразу 3 недостатка проверок, присущих классическим бумажным чек-листам:

• сокращает время, затрачиваемое на проверки;
• делает проверки точнее и достовернее;
• способствует быстрому устранению обнаруженных недостатков.

Также стоит отметить, что в системе MD Audit все фотографии хранятся в удобном структурированном виде, распределенными по соответствующим папкам. Таким образом, вы всегда сможете найти нужную для себя информацию, что сокращает время на анализ результатов.