MD Audit блог содержание
Задачу планирования командировок для аудиторов каждая компания решает своими методами. Кто-то использует календари, кто-то заполняет электронные таблицы, а один наш клиент нашел нестандартное применение системы MD Audit, которое помогло облегчить этот процесс.
Описание проблемы
Сам по себе процесс составления календаря командировок кажется несложным: менеджеры составляют свои графики поездок и высылают их по запросу руководителю. В некоторых компаниях эти файлы складывают в папку на сетевом диске, а кто-то даже составляет единый календарь командировок, но зачастую процесс происходит бессистемно и бесконтрольно (целесообразность командировок не проверяется, изменения не отслеживаются, файлы не обновляются).
Именно такая ситуация была у одного из наших клиентов, но дело осложнялось тем, что каждая командировка и посещение каждого магазина было связано с проведением обязательной проверки объекта по чек- листам в MD Audit. Это создавало необходимость в дополнительном согласовании данных, потому что проверки планировались в нашей системе, а командировки в эксель-файлах. На приведение двух разных источников к общему знаменателю требовалось время и регулярно возникали нестыковки.
Например, региональный директор мог составить график командировок, а операционный директор в MD Audit позже запланировать ему внеочередную проверку. В результате региональному приходилось переписывать свой командировочный график и заново проходить все связанные с этим процедуры.
Решение
Очевидно, что все нестыковки возникали из-за того, что календарь командировок и календарь проверок MD Audit находились в разных местах. Решение оказалось настолько простым, что было удивительно, почему его никто не увидел раньше: оказалось, что достаточно составлять календарь командировок на основе календаря проверок.
Приоритет здесь именно такой, потому что планирование проверок происходит на длительный срок и подчинено стратегическим целям компании. Командировки в этом конкретном случае — лишь средство для решения этой задачи.
Результаты
Изменение процедуры планирования командировок и проверок в одном источнике помогло нашему клиенту упросить процесс, минимизировать количество вопросов, согласований и прочей бюрократии. Также руководители получили удобный инструмент контроля. Например, чтобы получить информацию о количестве уже «закрытых» или только запланированных командировок, достаточно было сформировать отчет по календарю, отражающий статусы проверок.
Важно еще раз пояснить, что такая система планирования оправдывает себя в том случае, если у вас так же, как и у нашего клиента, каждая командировка подразумевает обязательное проведение проверки магазина по чек-листу. Если в вашей компании командировки организуются для иных целей, использовать для их планирования MD Audit будет сложнее.
Конечно, календарь проверок MD Audit пока нельзя назвать полноценным инструментом для планирования командировок. Он дает информацию только о датах запланированных командировок / аудитах, но пока ничего не говорит о дополнительных задачах поездки. В будущих релизах MD Audit мы планируем проработать такую возможность.
Бонус
Стоит отметить, что наш клиент попутно решил проблему с контролем аудиторов. До использования MD Audit каждая проверка выглядела для центрального офиса черным ящиком. Узнать, чем занимался аудитор (проводил проверку или даже не выходил из своего гостиничного номера) было практически невозможно. Нередко аудиторы входили в сговор с директорами магазинов и те подтверждали факт проведения проверки, которой на самом деле не было.
После внедрения MD Audit подобные ситуации удалось исключить за счет встроенной в систему функции контроля геолокации. Проверку стало невозможно начать и закончить за пределами магазина. Это повысило качество работы аудиторов, а следовательно, положительно сказалось на работе всей компании.
Из этой истории, как нам кажется, можно сделать простой вывод: MD Audit не просто система для проведения операционного аудита, а гибкий и многофункциональный инструмент управлении бизнесом.
