MD Audit блог содержание
Впечатление от ресторана складывается из тысячи мелочей: от скорости и качества приготовленных блюд до чистоты формы персонала. Чтобы все было на своем месте, каждый сотрудник должен выполнять свою работу в соответствии со стандартами качества. А оценить и поддерживать это качество на должном уровне можно лишь с помощью регулярных внутренних аудитов.
Вот только есть одна сложность: на них уходит очень много времени.
В этой статье мы расскажем, как можно решить эту проблему, на примере сети бургерных #FARШ: при помощи сервиса MD Audit всего за три месяца ей удалось не только вдвое сократить время на аудиты, но и улучшить их результаты — т.е. эффективность работы всей команды.
Зачем проводить внутренние аудиты?
На первый взгляд может показаться, что поддерживать качество работы персонала несложно: достаточно периодического личного контроля и списка должностных инструкций. Но не все так просто.
Должностная инструкция показывает сотруднику лишь его обязанности, то есть что он должен делать. Но не определяет критерии качества этой работы, не описывает, как работу нужно выполнять. Для этого нужно разработать стандарты.
ОБЯЗАННОСТЬ: ЧТО?
СТАНДАРТ: КАК?
Однако просто довести стандарты до сведения сотрудников недостаточно. Необходимо убедиться в том, что они выполняются, а для этого нужно проводить внутренние аудиты. Обычно для этого составляются чек-листы, отражающие ключевые пункты стандартов и организуются регулярные проверки.
Стоит ли аудит потраченного на него времени?
Как рассказывает операционный директор #FARШ Кирилл Чулков, на один аудит у внутренней службы контроля уходило примерно четыре часа. То есть за один день аудитор мог проверить всего 2 заведения. Когда сеть только создавалась, это было некритично, но на июнь 2021 года #FARШ выросла до 44 заведений в девяти городах России. Несложно посчитать, насколько вырос объем работы у службы контроля качества.
Отсюда другая проблема: временная задержка между самим аудитом и получением результата. Четыре часа занимала только сама проверка, пока аудитор ходит по заведению с чек-листом (раньше это был распечатанный на нескольких листах бланк с вопросами). А ведь потом еще нужно было перенести данные с бумаги в электронную таблицу и привести их к удобному для анализа виду. В результате руководство могло получить данные по проверке с задержкой в несколько дней.
Для некоторых стандартов это нормально, но есть отклонения, которые желательно видеть сразу. Например, если обнаружены нарушения в соблюдении температурных условий хранения продуктов, их нужно исправить незамедлительно.
Курс на автоматизацию
В этой ситуации естественным образом встал вопрос об оптимизации аудитов. И самый очевидный ответ на него — автоматизация рутинных процессов.
Чтобы понять, что это дает, давайте разберемся: на что уходит больше всего времени при традиционном, «ручном» аудите?
- заполнение бумажных чек-листов;
- постановка задач ответственным сотрудникам по результатам аудита;
- перевод результатов аудита в электронный вид;
- приведение данных к удобному для анализа виду.
Все эти процессы можно автоматизировать с помощью систем электронных чек-листов. Принцип их работы сводится к следующему:
- чек-листы формируются в электронном виде;
- заполняются в мобильном приложении на смартфоне или планшете;
- результаты проверки передаются в облачное хранилище;
- по результатам проверки автоматически формируются задачи по исправлению выявленных нарушений;
- на основе данных по проверке в режиме реального времени формируется отчетность.
В теории звучит прекрасно, но как это выглядит на практике?
Какая работа была проделана в сети #FARШ:
- Переведен в электронный вид чек-лист открытия бургерной.
Благодаря удобству системы появилась возможность добавить несколько точек контроля. Например, очень помогло то, что в процессе проверки можно сделать фотографию и приложить ее в качестве ответа. Причем приложение было настроено таким образом, чтобы фотографию было нужно делать в момент проверки, а не загружать фото из галереи (это гарантирует, что приложена реальная фотография, а не сделанная заранее).
Рис. Интерфейс мобильного приложения MD Audit. Разделы «Проверки» и «Задачи»
- Оцифрованы чек-листы для менеджера и су-шефа.
Благодаря этому качественнее проходят проверки и нивелируются возможные риски, связанные с соблюдением сроков хранения, качеством продуктов, оборудованием (например, температурный режим холодильника). Если в процессе прохождения чек-листа выявляется несоответствие в работе оборудования, автоматически формируется задача для службы эксплуатации. - Переведены в электронный вид и дополнены чек-листы аудита ресторанов для контрольно-ревизионного отдела.
Его сотрудники объезжают все рестораны несколько раз в месяц. Настроен гео-контроль аудитора: проверку можно начать, только если действительно находиться на объекте проверки. - Переведены в электронный вид контрольные листы наблюдения (КЛН) за сотрудниками.
Это дает возможность наставнику или менеджеру смены проводить мини-аттестацию, чтобы проверить, насколько хорошо сотрудник знает и соблюдает стандарты работы. Благодаря системе он сразу видит результат и может дать сотруднику обратную связь.
Рис. Фрагмент интерфейса модуля аналитики MD Audit
- Настроены уведомления ответственным сотрудникам о задачах по результатам проверки.
- Настроена аналитика по процессам, благодаря чему руководство компании может видеть, в каких процессах сеть наиболее эффективна.
Рис. Фрагмент интерфейса модуля аналитики MD Audit
И как меняется динамика инцидентов в зависимости от предпринятых мероприятий.
Рис. Фрагмент интерфейса модуля аналитики MD Audit
В ближайшее время #FARШ готовится также внедрить в работу модуль «Опросы» для проведения внутренних аттестаций сотрудников. Он дает большую гибкость в построении анкет и даже позволяет сразу получить результат тестирования в баллах. Процесс визуального контроля планируется расширить с помощью модуля «Фотоотчеты», чтобы анализировать информацию о внешнем виде бургерной не только в моменты открытия/закрытия, но и в произвольные моменты рабочего дня.
Какой результат был получен?
За три месяца использования MD Audit сеть #FARШ получила следующие результаты:
- время проведения проверок КРО сократилось в два раза: с 4 часов до 2.
- средний балл по всей сети для внутренних аудитов вырос на 7-10%:
после внедрения MD Audit проверки стали эффективнее и быстрее, появилась возможность добавить новые вопросы и быстрее давать обратную связь. Как следствие, персонал стал лучше выполнять свои обязанности.
Оригинал статьи опубликован на сайте Лемма.Плейс.
