6 отличий чек-листов и опросов в MD Audit

Когда возникает путаница

Чек-листы и опросы внешне выглядят очень похоже — перечень вопросов с вариантами ответов. Из-за этого может показаться, что они решают сходные задачи. Теоретически, с помощью чек-листов и опросов можно решить одну и ту же задачу, например, провести проверку знаний сотрудников. Но на самом деле у этих двух инструментов больше отличий, чем сходств.

Отличие №1

Чек-лист — это проверочный документ, сформированный на базе существующих стандартов и регламентированных процессов компании, мониторинг которых важен в любой период времени.

Опрос — форма сбора простой неструктурированной информации. Часто используется в административных аспектах работы компании (сбор информации по отпускам, аттестация сотрудников, заказа канцтоваров и т.д.).

Отличие №2

Результат прохождения чек-листа — это оценка качества выполнения стандарта или бизнес-процесса. То есть, получив результат прохождения чек-листа, мы видим где сотрудники работают хорошо, а где недорабатывают или в каких случаях сам процесс описан и организован неэффективно со стороны офиса.

Результат прохождения опроса — это информация, которая вам нужна на текущий момент: данные по товарным остаткам, уровень знаний конкретного сотрудника, дельта цен конкурентов и т.д.

Отличие №3

В чек-листах строго заданные варианты ответов:

• да / нет;
• да / средне / нет;
• от 1 до 5.

В опросах можно указывать абсолютно любые варианты ответа:

• число;
• текст;
• дата;
• дата и время;
• загрузить файл.

При этом пользователь может выбрать один вариант ответа или несколько.

Отличие №4

При работе с чек-листом подразумевается линейный алгоритм заполнения. Аудитор может ответить на все вопросы или выборочно, если заданы соответствующие настройки.

В опросах можно создавать более сложные алгоритмы заполнения, например, показывать какой-то вопрос лишь в том случае, если на предыдущий вопрос был дан определенный ответ.

Отличие №5

Работа с чек-листом привязана к конкретному объекту, который нужно проверить.

Задачу на проведение опроса можно создать без привязки к конкретному объекту, выбрав в качестве исполнителей все структурные подразделения компании.

Отличие №6

Задача чек-листов — получение аналитической информации в динамике по качеству исполнения стандартов и процессов, которая влияет на стратегию развития компании.

Опрос не является стратегическим документом, на основе которого принимаются управленческие решения. Эта информация нужна разово, здесь и сейчас.

Дополнительные возможности «Опросов»

Отдельно стоит отметить, что инструмент «Опросы» доступен в двух вариантах: 

• классический;
• с баллами.

Если говорить о сценариях применения опросов с баллами на практике, то они хорошо зарекомендовали себя в области обучения и контроля знаний персонала. Опросы с балами могут интерпретироваться как контрольный срез по проведенным тренингам, изученным стандартам компании. И автор, и участники опроса, сразу после прохождения могут получить информацию об уровне своих знаний, выраженную в числом значении, увидеть зоны своего развития.

Второй популярный сценарий применение опросов с баллами — сбор статической информации по степени готовности сдачи коммерческих объектов в эксплуатацию (Пример: Магазин «А» готов на 80%, Магазин «B» на 100%, Магазин «С» на 75%).

Два разных инструмента

Резюмируя, кратко опишем основные отличия чек-листов и опросов.